PROTOCOLO Y ETIQUETA DEL CORREO ELECTRONICO
PROTOCOLO Y ETIQUETA DEL CORREO ELECTRÓNICO
Cuando hablamos de redactar un correo electrónico en el
ambiente laboral debemos considerar que el email se ha convertido en una
herramienta de trabajo muy importante. Según las estadísticas, se espera que para
este año, la media de correos electrónicos enviados cada día supere los 36
millones.
Existen reglas de etiqueta y protocolo para utilizar el
correo electrónico que en el
ciberespacio se conocen como “netiquette” o “netiqueta“. Aunque en la
red no hay ninguna autoridad en el sentido estricto del
término, encontramos una autorregulación
establecida.
Primero, el encabezado del correo electrónico debe ser
llenado en su totalidad.
Para: Incluye la(s) persona(s) principal(es) a quien(es)
quieres dirigir el mensaje.
CC (copia carbón): Persona(s) que también debe(n) leer el
correo, miembros del equipo o colaboradores de las personas a las que envías el
correo.
BCC (“blind carbon copy): Aquellos que quieres vean el
correo pero no quieres que otras personas sepan que lo están recibiendo. Esto
debe usarse con cuidado porque estás ocultando información.
Asunto: Describe brevemente de qué hablas en tu correo.
Entre 2 y 5 palabras son suficientes.
Detalles a considerar:
Tipo de letra: Evita los colores en las letras. El negro y
el tamaño 12 es lo recomendado.
Fuente: Se recomienda Arial, Time New Roman o Calibri.
Comienzo del correo: Si no es alguien de la compañía,
comienza “Estimado Señor/Señora”. Si es alguien conocido y tienes
confianza,”Querido/Querida “.
Final: Las siguientes despedidas se consideran
profesionales: Sinceramente, Cordialmente, Muchas gracias. Cualquiera que
escojas debe estar seguida de tu nombre completo, cargo en la empresa y
cualquier dato que facilite la identificación.
FUENTE: http://siempremujer.com/?p=29388
El correo electrónico (e-mail) ha pasado a ser una de las
herramientas fundamentales dentro de la comunicación empresarial. La facilidad
de poder mandar un correo desde cualquier dispositivo como un ordenador, una
tableta, un teléfono móvil -celular-, etc. y desde casi cualquier lugar ha
hecho del correo electrónico un "arma" de trabajo muy importante e
imprescindible.
Una de las grandes ventajas es que no molesta o interrumpe
como lo puede hacer una llamada telefónica. El correo se recibe en cualquier
momento, pero se lee y contesta cuando quiere la persona receptora. Es el
receptor el que elige el momento que considera más oportuno para contestarlo.
El correo electrónico profesional o de negocios, debe
atenerse a unas mínimas reglas de etiqueta, que algunas personas, o desconocen,
o no aplican de forma correcta. Los correos electrónicos dentro del ámbito de
trabajo deben guardar cierta formalidad, no tienen porqué ser graciosos, ni divertidos,
ni llenos de abreviaturas... deben ser profesionales, serios, breves y
directos, manteniendo una redacción correcta y unos tratamientos de cortesía
adecuados.
Los principales puntos a tener en cuenta y que pueden ser
más importantes a la hora de redactar un correo electrónico son:
1. Indicar un "subject" -asunto- claro y
significativo.
El asunto es un titular que con pocas palabras resuma el
contenido del correo electrónico. Por ejemplo: "Cambio fecha de
reunión", "Reclamación pedido", "Facturas pendientes de
abonar", etc.
2. Correos con dominios propios.
Las direcciones de correo electrónico, mejor de su empresa o
compañía. Da mucha mejor imagen y dice mucho más de una empresa o profesional,
utilizar un correo con el nombre de la empresa que cuentas genéricas de grandes
proveedores como gmail, hotmail, outlook, yahoo, etc. Las cuentas personales,
para asuntos propios y privados.
3. Qué responder y a quién.
El botón responder hay que utilizarlo con cierto cuidado. Si
no se fija bien, puede responder a un grupo de personas que no deberían recibir
el mensaje que iba dirigido a una sola. Observe quién le remite el mensaje, que
no sea una lista con varios remitentes.
4. Utilice los signos de exclamación con moderación.
Si quiere darle énfasis a sus palabras no utilice las letras
mayúsculas ni abuse de los signos de exclamación. Es un correo profesional, no
el guión de una película. No hay que abusar tampoco de otros recursos gráficos
como emoticones, combinaciones de signos de puntuación y caracteres, etc. El
correo puede quedar poco serio.
5. Nacional o internacional.
Un correo electrónico hay que redactarlo acorde al
destinatario que lo va a recibir. Las diferencias idiomáticas y culturas, en
algunos casos, hacen que el mensaje deba ser redactado con cierto cuidado, para
no dar lugar a malas interpretaciones debido a las palabras, giros o
expresiones utilizadas. La gran desventaja del lenguaje escrito es la falta de
comunicación no verbal -gestos, movimientos...- y de las distintas entonaciones
de la voz.
6. Responder a sus correos electrónicos.
Al igual que ocurre con la correspondencia comercial
tradicional, los correos electrónicos hay que contestarlos lo antes posible,
siempre estableciendo un orden de prioridades en función de la importancia de
los mismos.
Si un correo recibido es para otra persona o departamento lo
correcto es reenviarlo a esta persona, si sabe quién es. Si no lo sabe, también
debe contestar al remitente indicando el error cometido. Si no le contesta, el
remitente puede que esté esperando una respuesta que nunca le llegará.
1.Ser claro y conciso
Algunas personas recibimos una gran cantidad de correos
electrónicos al día y agradecemos que se le de a este un uso moderado. Si
puedes resolver las cosas con una llamada ¡hazlo!. Si es necesario el correo
electrónico por favor trata de comunicar de forma clara y concisa el mensaje,
la mayoría de las cosas que necesitas decir pueden expresarse en tres líneas y
en menos de 200 caracteres.
2. Deja la reverencia
para otra ocasión
Cuantos de nosotros recibimos todos los días correos de
trabajo que empiezan:
“Sr. Fulanito, PRESENTE, en atención a sus solicitud tengo
el gusto de mandarle la información solicitada la cual encontrará en el
presente como un archivo adjunto. Es mi sincero deseo que encuentre la
mencionada información útil para los fines de este proyecto… bla bla bla bla…
Esperando que este correo lo encuentre bien y que la información haya sido de
utilidad me reitero siempre a sus órdenes. Firma”
Esto es una pesadilla, va totalmente en contra de los
mensajes concretos, sencillos y eficientes que se necesitan al enviar correo
electrónico. Por favor deja la reverencia de lado y ve al grano:
“Te envió adjunta la información solicitada. Si necesitas
otra cosa avísame, quedo a tus ordenes.”
3.Ortografía y
gramática
El otro extremo es el de la gente que manda mensajes por
correo electrónico compuestos de puro slang, contracciones de palabras e
iniciales que en ocasiones ni ellos saben que significan como LOL, FYI, BTW,
TQM, etc.
Entre más clara sea la escritura será más fácil que el receptor
entienda el mensaje.
4. No enviar archivos
mayores a 2MB
El correo electrónico usa protocolos diseñados para
trasladar pequeños paquetes de información, especialmente texto, no son el
medio ideal para enviar o recibir archivos grandes. Cuando necesites enviarle a
alguien un archivo mayor a 2MB por favor súbelo a un servidor y solo envía el
link de descarga. Hay una infinidad de servicios web gratuitos y aplicaciones
para que cualquiera sin ninguna capacitación previa pueda hacer esto: CloudApp,
Droplr, Upload Robots, MediaFire, MegaUpload, etc..
Lo que pasa es que cuando me envías un archivo de varios
megas por correo mi cliente de correo electrónico se queda tratando de
descargarlo y no me deja leer otros correos que llegaron después del tuyo,
además la velocidad de descarga es muy baja, en cambio si mi envías un link yo
puedo elegir cuando descargar el archivo y la velocidad es mejor.
5. Firmas
Lo acepto, yo he cometido este pecado en el pasado, he
puesto imágenes en la firma de mi correo electrónico, esto esta mal. El
objetivo de la firma en un correo electrónico es precisamente indicar quien lo
esta escribiendo, tener ahí una imagen con el logotipo de una empresa u otra
imagen no proporciona información útil y solo hace que el correo sea más
pesado, además la imagen casi nunca sale bien en la mayoría de clientes de
correo y servicios web y acaba como un archivo adjunto generando confusión.
Otras cosas que deben evitarse en las firmas son mensajes
ajenos al asunto tratado en el correo, por ejemplo frases celebres, oraciones u
otras cosas que a muchas personas les gusta añadir en sus firmas. Leyendas como
“Evita imprimir este correo electrónico” o los avisos legales que advierte que
la información en ese correo es confidencial, bla, bla, bla, no sirven para
nada, son basura.
La información ideal para poner en una firma son el nombre y
alguna otra información de contacto como número telefónico o sitio web.
6. BCC y Reply to all
Cuando envies correo a un grupo de personas la mejor forma
de hacerlo es poniendo las direcciones en el campo de “Blind copy” (BCC) ya que
de esta forma quienes lo reciben no pueden ver las otras direcciones a las que
fue enviado el correo, a muchas personas no nos gusta que nuestra dirección de
correo aparezca en esos mensajes, lo cual nos lleva a otro problema, mucha
gente al responder un mensaje usa el botón de “Reply to all” con lo que su
respuesta llegará no solo a quien envió el correo sino también a todos los que
lo recibieron. Esta función y la función de copia (CC) con muy útiles cuando se
usan adecuadamente, por ejemplo para trabajar en colaboración con un grupo de
personas, pero cuando no es el caso por favor haz un uso adecuado del correo
electrónico.
7. Nombres apropiados
En el nombre del correo se debe describir de forma muy breve
de que se trata el mensaje, esto permite al receptor filtrar de forma rápida
cuales mensajes son más urgentes. Los nombres como “Hola” o “Saludos” no dan
ninguna pista de si el mensaje es importante o no, personal o de trabajo.
También es bueno evitar que en una secuencia de mensajes el nombre pierda
significado, por ejemplo un correo que ha sido enviado y respondido varias
veces puede terminar con este nombre:
RE: RE: FWD: RE: Información solicitada
Cuando en este punto de la conversación el tema ya no es la
información solicitada sino la fecha de entrega de un trabajo, por lo que el
nombre debería ser:
Fecha de entrega
8. Texto, texto,
texto
El texto es la forma más “maleable” de información que
existe, he encontrado muy útil que al enviar información que es texto se envíe
como tal dentro del mensaje del correo elecrónico en lugar de ser enviado en un
documento .doc o .pdf como archivo adjunto en el documento ya que esto solo
crece el tamaño del mensaje haciéndolo más pesado y dando paso a problemas como
la posibilidad de que el receptor no pueda abrir el archivo. Por otro lado si
el texto se manda dentro del mensaje podrá ser copiado y pegado en la
aplicación de preferencia del receptor.
9. Formato:
El uso de cierto formato como letras negritas, itálicas o
viñetas es justificado en algunas ocasiones, sin embargo algunas personas usan
el formato como juego y en ocasiones nos llegan correos con un fondo verde
fosforescente y letras azules claras. NO.
10. Cadenas:
Muchas personas solo usan su correo electrónico para mandar
y recibir cadenas de correo con fotos de gatitos tiernos, imágenes de
accidentes morbosos, chistes o pornografía. Aunque no lo crean a muchas
personas nos desagrada recibir varios de estos mensajes diarios en nuestra
bandeja de entrada, usamos el correo electrónico como una herramienta de
productividad y estas cadenas representan basura tan molesta como el correo
SPAM.
Los amantes de las cadenas pueden ser más educados y
preguntar a sus contactos de correo a quien le interesa recibir este tipo de
mensajes, entonces pueden hacer un grupo con esos contactos y mandarles solo a
ellos la basura que a los demás no nos interesa. Todos contentos
entrada de Unknown @ 12:46
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